El precio de una centralita inteligente no se puede resumir en una cuota por extensión. Cuando incluye recepción con IA, CRM, WhatsApp, agenda y automatizaciones, el presupuesto tiene varias capas que conviene separar.
YAG prepara la propuesta de centralita virtual en Madrid para empresas después de entender el recorrido. Así se puede decidir qué implantar ahora y qué dejar para una fase posterior.
Las cuatro capas del coste
1. Implantación
Incluye análisis, diseño de horarios y rutas, configuración, numeración, usuarios, guiones, pruebas, documentación y puesta en marcha. Una migración con números en uso requiere más control que una instalación nueva.
2. Licencias y consumo
Puede haber cuotas por usuario, número, canal, grabación, almacenamiento, minutos, mensajes o uso de IA. La unidad debe aparecer en la propuesta para estimar escenarios.
3. Integraciones
Conectar CRM, agenda, WhatsApp o sistemas internos requiere revisar API, permisos, campos, errores y mantenimiento. Una conexión nativa no tiene el mismo alcance que un workflow con reglas o un desarrollo propio.
Consulta cómo funciona la integración de centralita y CRM en Madrid antes de comparar una casilla de “CRM incluido”.
4. Soporte y evolución
Hay que definir quién atiende incidencias, cambia horarios, revisa guiones, rota credenciales y corrige una API que cambia. También el tiempo de respuesta y lo que queda fuera.
Datos para recibir un presupuesto útil
Prepara:
- números actuales y necesidad de portabilidad;
- llamadas entrantes y salientes aproximadas;
- horarios, sedes y festivos;
- usuarios, equipos y dispositivos;
- motivos de llamada;
- reglas de transferencia y devolución;
- grabación o transcripción;
- CRM, agenda, ERP y WhatsApp;
- recepción humana, automática o combinada;
- soporte esperado.
Sin estos datos, dos propuestas con el mismo precio pueden cubrir cosas muy distintas.
Cómo comparar propuestas
Pide una tabla que separe:
- Alta e implantación.
- Cuota fija.
- Uso variable.
- Licencias de terceros.
- Integraciones incluidas.
- Mantenimiento.
- Cambios y horas adicionales.
- Propiedad y exportación de configuraciones.
- Plazo y condiciones de salida.
La comparación entre telefonía IP, centralita virtual y recepcionista IA ayuda a detectar funciones que no necesitas.
Precio frente a coste operativo
Una solución barata puede salir cara si nadie sabe cambiar un horario, las llamadas perdidas no crean tareas o el CRM se llena de duplicados. Una más completa tampoco se justifica si automatiza casos que casi nunca ocurren.
Mide una base antes de cambiar: volumen, llamadas perdidas, tiempo de devolución, tareas manuales e incidencias. Después compara un periodo equivalente. No atribuyas cualquier cambio comercial a la centralita sin aislar otras causas.
Implantar por fases
Una fase inicial puede ordenar numeración, horarios, colas y llamadas perdidas. La siguiente conecta CRM. Después pueden entrar WhatsApp o una recepcionista IA para casos definidos.
La mejor propuesta no es la que incluye más funciones. Es la que deja claro qué problema resuelve cada coste, cómo se comprueba y quién mantiene el sistema.
Respuesta directa
Preguntas frecuentes sobre este tema
¿Cuál es el precio mensual de una centralita virtual?
No existe una cifra comparable sin conocer números, usuarios, consumo, grabación, IA, integraciones y soporte. Pide que la propuesta separe implantación, licencias, uso y mantenimiento.
¿La integración con CRM se paga una sola vez?
La construcción puede presupuestarse como implantación, pero las APIs, credenciales y procesos cambian. Conviene definir también soporte, monitorización y coste de cambios futuros.
¿Una recepcionista IA reduce el precio?
Puede absorber tareas repetitivas, pero añade consumo, diseño, pruebas y supervisión. Debe evaluarse por el proceso que mejora, no por sustituir de forma genérica a una persona.