n8n, Zapier y Make son las tres plataformas líderes para automatizar tareas y conectar aplicaciones de una empresa sin programar desde cero. La diferencia esencial: Zapier es el más sencillo y caro (SaaS puro, ideal para empezar y para flujos lineales con el mayor catálogo de integraciones); Make (antes Integromat) es el punto medio con el mejor equilibrio potencia/precio y un editor visual potente; y n8n es el más potente y barato a escala (open source, autoalojable en tu propio servidor, sin coste por volumen cuando lo hospedas tú y con IA nativa). La elección correcta no depende de cuál es "mejor" en abstracto, sino de tu volumen de tareas, tu necesidad de controlar el dato, tu presupuesto y si tienes o no perfil técnico.
Llevamos catorce años montando webs y, en los últimos años, automatizaciones para empresas de Tenerife y Canarias. La pregunta que más se repite cuando un cliente quiere dejar de hacer tareas repetitivas a mano es siempre la misma: "¿Y qué uso, Zapier, Make o ese n8n del que todo el mundo habla?". La respuesta de folleto sería "depende". La respuesta útil es esta guía: una comparativa honesta de las tres, con sus modelos de precio, su techo de complejidad, la diferencia real entre alojarlo tú o pagar un SaaS, qué pasa con la privacidad de tus datos, y un framework para que salgas sabiendo cuál te toca a TI, no cuál tiene la mejor web.
No vendemos ninguna de las tres. Las usamos las tres según el caso, y en este artículo te decimos cuándo gana cada una y cuándo es un error elegirla. Con precios orientativos marcados como tales (cambian cada poco, así que verifica antes de contratar) y ejemplos de pyme, no de multinacional con departamento de IT.
Qué es la automatización de flujos de trabajo (y por qué te ahorra dinero de verdad)
La automatización de flujos de trabajo consiste en hacer que las aplicaciones que ya usas hablen entre sí y ejecuten tareas solas, sin que alguien tenga que copiar datos de un sitio a otro a mano. Es la diferencia entre que un empleado dedique veinte minutos cada mañana a pasar los pedidos del email a la hoja de cálculo y al CRM, o que eso pase solo en dos segundos cada vez que entra un pedido, sin error humano y a cualquier hora.
El concepto técnico es sencillo: un disparador (algo que ocurre: llega un email, alguien rellena un formulario, se crea un pedido) pone en marcha una secuencia de acciones (crear un contacto, enviar un aviso, generar un documento, actualizar una base de datos). A esa secuencia se le llama flujo, escenario o "zap" según la herramienta. Las tres plataformas de esta guía hacen exactamente eso; cambian la potencia, el precio y cuánto control te dan.
Por qué importa para una pyme: el tiempo de tu equipo es tu coste más caro. Cada tarea repetitiva que automatizas es tiempo que esa persona dedica a algo que sí da dinero (vender, atender bien, producir). Y no es solo tiempo: la automatización elimina el error de copiar mal un dato, no se olvida, no se va de vacaciones y trabaja de madrugada. En sectores con mucho papeleo o muchos leads —reformas, despachos, clínicas, seguros, restauración— el retorno suele ser evidente en semanas.
La diferencia con la automatización con IA
Hasta hace poco, automatizar significaba reglas fijas: "si pasa A, haz B". Útil, pero rígido. En 2026 las tres herramientas integran inteligencia artificial dentro de los flujos, lo que abre un nuevo nivel: el flujo ya no solo mueve datos, también razona sobre ellos. Un email de cliente entra, la IA lo clasifica (queja, consulta, pedido), extrae los datos relevantes, redacta un borrador de respuesta y lo deja listo para que una persona lo revise o lo envíe sola si la confianza es alta.
Esto es lo que diferencia una automatización de 2020 de una de 2026, y es donde n8n destaca por sus nodos de IA nativos. Si quieres profundizar en cómo se combinan los flujos con modelos de lenguaje para tu negocio, lo desarrollamos en nuestra guía de automatización con n8n e IA para empresas en Tenerife. Aquí nos centramos en la comparativa de las tres plataformas como base sobre la que montar todo eso.
n8n vs Zapier vs Make: la tabla comparativa honesta
La elección rápida en una tabla, y luego desmenuzamos cada punto. Recuerda que los precios son orientativos a 2026 y cambian: úsalos para hacerte una idea de las proporciones, no como cifra cerrada.
| Criterio | Zapier | Make (ex-Integromat) | n8n |
|---|---|---|---|
| Tipo | SaaS puro (nube) | SaaS puro (nube) | Open source (autoalojable) + nube oficial |
| Facilidad de inicio | Máxima | Media (curva corta) | Media-alta (la más técnica) |
| Editor visual | Lineal, simple | Visual potente, ramas y bucles | Visual de nodos, sin límite de lógica |
| Catálogo de integraciones | El mayor del mercado (miles) | Grande y bien hecho | Cientos + nodo HTTP universal |
| Modelo de precio | Por tareas ejecutadas | Por operaciones (más barato/op) | Gratis autoalojado; nube por ejecución |
| Coste a volumen alto | Caro | Moderado | Muy bajo (autoalojado) |
| Control del dato / privacidad | En su nube | En su nube | Total si autoalojas |
| IA nativa | Sí (orientada a no técnicos) | Sí (módulos de modelos) | Sí, la más potente (agentes, RAG) |
| Techo de complejidad | Bajo-medio | Alto | Sin techo real (nodos de código) |
| Self-hosting | No | No | Sí (su gran ventaja) |
| Curva si te complicas | Se queda corto pronto | Aguanta mucho | Aguanta todo, requiere más perfil |
| Mejor para | Empezar rápido y simple | Equilibrio potencia/precio | Volumen, control y lógica avanzada |
La lectura honesta de esta tabla: no hay una ganadora universal. Zapier gana en facilidad y catálogo; Make gana en relación potencia/precio para la mayoría de pymes; n8n gana en coste a escala, control del dato y potencia técnica. Lo que sigue te ayuda a saber en cuál de esas tres casillas estás tú.
Cómo funciona cada herramienta por dentro
Entender la "filosofía" de cada plataforma te ahorra elegir mal. No funcionan igual, y eso determina qué se te va a hacer fácil y qué se te va a atragantar.
Zapier: la cinta transportadora
Zapier funciona como una cinta transportadora lineal: un disparador al principio y una sucesión de pasos en fila india. "Cuando llegue un formulario (disparador), crea un contacto en el CRM (paso 1), añade una fila a la hoja de cálculo (paso 2), envía un email de aviso (paso 3)." Cada uno de esos pasos cuenta como una tarea, y por tareas es por lo que pagas.
Su gracia es lo intuitivo que es: eliges las apps de una lista enorme, conectas las cuentas, mapeas los campos y listo. No tienes que pensar en arquitectura. El precio de esa sencillez es doble: te quedas corto en cuanto necesitas lógica algo elaborada (varias ramas según condiciones, bucles sobre listas, manejo fino de errores), y el coste por tarea se dispara con el volumen porque cada paso de cada ejecución suma. Para una empresa que dispara miles de ejecuciones al mes, la factura de Zapier asusta.
Make: el tablero de circuitos
Make (el antiguo Integromat) presenta cada automatización como un escenario: un lienzo visual donde colocas módulos (las apps) y los unes con líneas que representan el flujo de datos. Visualmente parece un tablero de circuitos, y esa metáfora es exacta: puedes ramificar ("si el pedido es mayor de 500 €, haz esto; si no, lo otro"), iterar sobre listas, agregar datos, manejar errores con rutas alternativas. Mucho más potente que la cinta lineal de Zapier.
Su modelo de coste es por operaciones (cada acción que ejecuta un módulo), y aquí está su gran ventaja: una operación de Make suele salir más barata que una tarea de Zapier, y los planes incluyen muchas más. Para una pyme que quiere flujos potentes sin la factura de Zapier, Make es habitualmente el punto dulce. La curva de aprendizaje es algo mayor que la de Zapier, pero en un par de tardes le coges el truco.
n8n: el taller con código si lo necesitas
n8n también es un editor visual de nodos, parecido en espíritu a Make, pero con dos diferencias de fondo que lo cambian todo. La primera: es open source y autoalojable. Puedes instalarlo en tu propio servidor (un VPS modesto basta para mucho), y entonces no pagas licencia ni por volumen: tus límites son los de tu servidor. La segunda: cuando el no-code se queda corto, tiene un nodo de código donde escribes JavaScript o Python para hacer exactamente lo que necesites. No hay flujo que se le resista.
Esto lo convierte en la herramienta de quien tiene volumen alto (el coste por ejecución cae casi a cero), de quien necesita que sus datos no salgan de su infraestructura, y de quien construye automatizaciones con IA serias (sus nodos de agentes, memoria y conexión a modelos son los más capaces de las tres). El precio: es la más técnica. Autoalojarla bien (actualizaciones, copias, monitorización) requiere perfil técnico o que alguien te lo monte. En la práctica, en nuestro propio stack operamos n8n autoalojado precisamente por el control del dato y el coste a volumen.
Modelo de precios: dónde está la trampa de cada uno
El precio es donde más gente se equivoca, porque cada herramienta cobra de forma distinta y la comparación directa engaña. Vamos a lo concreto, con la advertencia de siempre: cifras orientativas a 2026, verifica antes de contratar.
Zapier: barato al empezar, caro al crecer
Zapier tiene un plan gratuito muy limitado (sirve para probar, no para operar en serio) y planes de pago que para una empresa suelen empezar en el rango de 20-30 €/mes y escalan a cientos según las tareas. La trampa está en cómo cuenta: cada paso de cada ejecución es una tarea. Un flujo de cuatro pasos que se dispara 1.000 veces al mes consume 4.000 tareas. Multiplica por varios flujos activos y el plan barato se queda corto enseguida, obligándote a saltar a tramos caros. Zapier es ideal para pocas automatizaciones de bajo volumen; deja de tener sentido económico en cuanto creces.
Make: el mejor equilibrio para la mayoría
Make tiene un plan gratuito más generoso en operaciones y planes de pago que arrancan en un rango bajo (orientativo, en torno a 9-10 €/mes) y escalan de forma mucho más razonable que Zapier. Cobra por operaciones, y al ser cada operación más barata y venir muchas más incluidas, el coste por automatización útil sale claramente mejor. Para la pyme media que quiere flujos potentes sin sobresaltos en la factura, Make es habitualmente la opción con mejor relación calidad/precio. Su trampa: si tus escenarios procesan listas enormes, las operaciones se acumulan; conviene diseñar los flujos con cabeza para no malgastarlas.
n8n: cero coste de licencia si lo alojas tú
n8n tiene nube oficial (con planes en un rango parecido a Make) y, sobre todo, la opción de autoalojarlo gratis. Autoalojado, el coste de la herramienta es cero y solo pagas el servidor: un VPS de 5-20 €/mes mueve miles de ejecuciones sin despeinarse, y no hay límite por operación. Para volumen alto, la diferencia con Zapier o Make es abismal: lo que en SaaS serían cientos de euros al mes, en n8n autoalojado son los 10-15 € del servidor. La "trampa" no es económica sino de responsabilidad: tú mantienes el servidor (actualizaciones, copias de seguridad, que no se caiga). Por eso muchas pymes lo contratan montado y gestionado en vez de pelearse con la administración del sistema.
| Escenario de volumen | Zapier | Make | n8n autoalojado |
|---|---|---|---|
| Bajo (pocos flujos, cientos de ejecuciones/mes) | Asumible | Muy barato | Servidor mínimo (sobrado) |
| Medio (varios flujos, miles de ejecuciones/mes) | Empieza a doler | Sigue razonable | Casi gratis (coste servidor) |
| Alto (decenas de flujos, decenas de miles de ejecuciones/mes) | Muy caro | Moderado-alto | Coste del servidor, nada más |
Regla práctica de bolsillo: a bajo volumen elige por comodidad (las tres son baratas); a partir de volumen medio-alto, el coste empuja hacia Make y, si tienes perfil técnico o lo contratas montado, hacia n8n autoalojado.
Self-hosting vs SaaS: la decisión que más pesa a largo plazo
Esta es la decisión estructural, la que define tu coste y tu control durante años. SaaS significa que la herramienta vive en la nube del proveedor y tú solo la usas; self-hosting significa que la instalas en tu propio servidor y eres el dueño de todo.
Cuándo te conviene SaaS (Zapier, Make, n8n Cloud)
El SaaS gana cuando valoras el "paga y olvídate" por encima de todo. No mantienes nada: el proveedor se encarga de que esté disponible, actualizado y respaldado. Es la opción correcta si no tienes perfil técnico, si tu volumen es bajo o medio (donde el coste aún no aprieta) y si prefieres un gasto mensual predecible sin sorpresas de mantenimiento. La mayoría de pymes empiezan aquí, y hacen bien: arrancar en SaaS te deja validar que la automatización te aporta antes de invertir en infraestructura.
Cuándo te conviene self-hosting (n8n en tu servidor)
El self-hosting de n8n gana en tres situaciones claras. Volumen alto: cuando el coste por ejecución del SaaS se dispara, autoalojar baja la factura a la del servidor. Privacidad del dato: cuando trabajas con información sensible (datos personales, historiales, documentos confidenciales) y quieres que NUNCA salgan de tu infraestructura, el control que da el self-hosting es difícil de igualar. Necesidades a medida: cuando construyes flujos muy específicos, con IA propia o integraciones raras, tener el sistema en tu casa te da libertad total.
El coste del self-hosting no es económico (el servidor es barato) sino de responsabilidad: actualizaciones de seguridad, copias de seguridad que de verdad se restauren, monitorización para enterarte si algo deja de funcionar. Hacerlo a medias es peor que no hacerlo. Por eso lo habitual en pymes es no autoalojar por su cuenta sino contratar el montaje y el mantenimiento a quien sepa, quedándote con las ventajas (coste, control) sin la carga operativa.
| Factor | SaaS (Zapier/Make/n8n Cloud) | Self-hosting (n8n) |
|---|---|---|
| Mantenimiento | Cero (lo hace el proveedor) | Tuyo (o de quien contrates) |
| Coste a volumen | Sube con el uso | Plano (coste del servidor) |
| Control del dato | En la nube del proveedor | Total, en tu infraestructura |
| Privacidad / RGPD | Buena (depende del plan/región) | Máxima |
| Perfil necesario | Ninguno | Técnico (o contratado) |
| Tiempo para arrancar | Inmediato | Requiere instalación |
Privacidad del dato: qué pasa con tu información en cada uno
La pregunta clave en privacidad es: ¿por dónde viajan y dónde se guardan los datos de tu empresa cuando los mueve la automatización? La respuesta cambia según la herramienta y es crítica si manejas datos personales de clientes, información de salud, datos legales o cualquier cosa que el RGPD proteja.
Con Zapier y Make, los datos pasan por la nube del proveedor: cuando un flujo coge un dato de tu CRM y lo lleva a tu hoja de cálculo, ese dato transita por sus servidores. Ambas plataformas son serias, cumplen estándares de seguridad y ofrecen tratamiento de datos conforme a normativa, pero el hecho es que tu información atraviesa infraestructura de terceros, en ocasiones fuera de la UE según el plan. Para muchos negocios eso es perfectamente aceptable; para otros, según el tipo de dato, es un problema de cumplimiento.
Con n8n autoalojado, los datos no salen de tu servidor. El flujo se ejecuta en tu infraestructura, las credenciales se guardan donde tú decides, y tú controlas quién accede a qué. Para sectores YMYL (salud, legal, finanzas) o para cualquier empresa que quiera minimizar la superficie de exposición de datos personales, esto es lo que da tranquilidad real con el RGPD. No es que las otras sean inseguras; es que el control que da tener el sistema en casa es de otro nivel.
Un matiz importante que vale para las tres: la herramienta es solo una parte. La privacidad real depende también de cómo se configuran las credenciales (no dejarlas a la vista, permisos mínimos), de quién puede editar los flujos y de no enviar datos sensibles a servicios de IA que entrenen con ellos. Una automatización mal configurada filtra datos por mucho que la plataforma sea segura. Esto entronca con un principio que defendemos en todo lo que montamos: la seguridad y la privacidad del dato no son un añadido, son parte del diseño. Lo tratamos también al hablar de inteligencia artificial para pymes en Tenerife, porque al meter IA en los flujos la cuestión de qué datos viajan a dónde se vuelve aún más importante.
Techo de complejidad: hasta dónde llega cada herramienta
El techo de complejidad es el punto en el que una herramienta deja de poder hacer lo que necesitas y te toca pelearte con ella o cambiar. Saber dónde está ese techo ANTES de elegir te evita montar todo en una plataforma y descubrir a los seis meses que no da más de sí.
Zapier tiene el techo más bajo. Es genial para flujos lineales, pero en cuanto necesitas lógica de verdad —varias ramas condicionales, bucles sobre listas, manejo elegante de errores, combinar datos de varias fuentes— empieza a costar o directamente no llega. Tiene funciones para complicarse (paths, filtros, code steps), pero se nota que no es su terreno. Si tus automatizaciones van a ser sencillas para siempre, el techo de Zapier no te molestará nunca. Si prevés crecer en sofisticación, lo tocarás pronto.
Make tiene un techo alto. Su editor visual maneja ramas, iteraciones, agregaciones y errores con soltura. La mayoría de automatizaciones de pyme, por elaboradas que sean, caben de sobra en Make. Solo cuando entras en territorio muy específico (transformaciones de datos muy raras, integraciones inexistentes, lógica que pide código) empiezas a notar que es una herramienta visual y no un entorno de programación.
n8n no tiene techo real. Cualquier cosa que Make no pueda, n8n la resuelve con su nodo de código: escribes la lógica exacta que necesitas en JavaScript o Python y sigues. Sumado al nodo HTTP universal (conecta con cualquier API exista o no integración) y a los nodos de IA, no hay flujo de empresa que se le resista. El precio de ese techo infinito es que aprovecharlo del todo requiere perfil técnico. Para lo simple es como las otras; para lo complejo es la única que aguanta sin límite.
| Tipo de flujo | Zapier | Make | n8n |
|---|---|---|---|
| Lineal simple (A → B → C) | Perfecto | Perfecto | Perfecto |
| Con condiciones / ramas | Justo | Bien | Bien |
| Con bucles y listas grandes | Limitado | Bien | Excelente |
| Con lógica a medida (código) | Muy limitado | Limitado | Sin límite |
| Con IA / agentes | Básico | Bien | Excelente |
| Con integración inexistente (API rara) | No | Parcial (HTTP) | Sí (HTTP universal) |
Soporte de IA: cómo integra cada uno los modelos de lenguaje
En 2026 la pregunta ya no es "¿tiene IA?" sino "¿cómo de bien la integra?". Las tres conectan con modelos de lenguaje (GPT, Claude, Gemini), pero el nivel de integración es muy distinto, y esto importa cada vez más porque la parte que más valor aporta de una automatización moderna suele ser justo la que razona.
Zapier integra IA pensando en el usuario no técnico: tiene su propio copiloto para construir flujos en lenguaje natural y conexiones a modelos para pasos puntuales (resumir un texto, clasificar un email, redactar una respuesta). Es lo más accesible, pero también lo más limitado: la IA es un paso más de la cinta, no el centro del flujo.
Make ofrece módulos de OpenAI y otros proveedores que permiten construir flujos con IA con bastante flexibilidad: llamar a un modelo, pasarle datos del escenario, usar la respuesta para ramificar. Suficiente para la mayoría de casos donde la IA hace una tarea concreta dentro de un flujo más grande.
n8n es la que más lejos llega. Sus nodos de IA nativos permiten construir agentes de verdad: sistemas que reciben una entrada, razonan sobre ella, deciden qué herramientas usar, consultan una base de conocimiento (RAG), recuerdan contexto y actúan en consecuencia. Si lo que quieres es un asistente que clasifique tickets, decida prioridades, redacte respuestas y escale solo lo complejo, n8n es la plataforma con la que se construye eso sin pelearte. No es casualidad que sea la favorita de quien hace automatización con IA en serio.
La regla: si la IA es un ingrediente puntual de tus flujos, las tres sirven y eliges por el resto de criterios. Si la IA es el corazón de lo que quieres montar (un agente que piensa y decide), n8n es la opción clara.
Cuándo gana cada herramienta: los escenarios reales
Basta de teoría. Estos son los casos concretos de pyme y qué herramienta gana en cada uno. Busca el tuyo.
Gana Zapier cuando...
- Empiezas de cero, no tienes perfil técnico y quieres tu primera automatización funcionando hoy mismo.
- Tus flujos son y serán sencillos (formulario → CRM → email, y poco más).
- Necesitas conectar una aplicación de nicho rara que solo Zapier tiene integrada a un clic.
- El volumen es bajo (la factura no te va a doler) y valoras la sencillez por encima del coste.
- Te importa más no pensar en arquitectura que ahorrar unos euros al mes.
Gana Make cuando...
- Eres una pyme que quiere flujos potentes (con condiciones, ramas, varias apps) sin la factura de Zapier.
- Buscas el mejor equilibrio entre potencia y precio, que es el caso de la mayoría.
- Tienes volumen medio y el coste por operación de Zapier ya no te cuadra.
- No tienes perfil técnico fuerte pero estás dispuesto a invertir un par de tardes en aprender el editor.
- Quieres algo que aguante el crecimiento de tu sofisticación durante años sin tener que migrar.
Gana n8n cuando...
- Tienes (o vas a tener) volumen alto y el coste por ejecución del SaaS se te va de las manos.
- Manejas datos sensibles y necesitas que NO salgan de tu infraestructura (RGPD estricto, salud, legal).
- La IA es el centro de tus automatizaciones: quieres agentes que razonen, no solo pasos que llamen a un modelo.
- Necesitas lógica a medida o integrarte con servicios que no tienen integración prefabricada.
- Tienes perfil técnico o estás dispuesto a contratar el montaje y el mantenimiento para tener control total.
El caso mixto (más común de lo que parece)
Muchas empresas acaban usando más de una. Lo típico: arrancan con Make para validar rápido, y cuando un flujo concreto crece en volumen o necesita control del dato, lo migran a n8n autoalojado, dejando en Make lo demás. No hay nada de malo en combinar: la pregunta no es "¿cuál?" en absoluto, sino "¿cuál para ESTE flujo?". Una automatización de bajo volumen que conecta dos apps de nicho puede vivir feliz en Zapier mientras el motor de IA del negocio corre en n8n. Elegir por flujo, no por dogma.
Migración entre herramientas: cómo se hace sin romper nada
Migrar de una herramienta a otra es perfectamente posible, pero no hay botón mágico: se hace flujo por flujo, de forma ordenada y probando en paralelo antes de apagar lo viejo. El momento típico para migrar es cuando el coste de Zapier por volumen se dispara (entonces pasar a Make o n8n ahorra de verdad) o cuando topas con el techo de complejidad de tu herramienta actual.
El método que funciona, paso a paso:
- Inventaría lo que tienes. Lista todas tus automatizaciones activas: qué las dispara, qué pasos ejecutan, qué condiciones tienen, qué apps tocan. Sin este mapa, migrarás a ciegas y dejarás flujos olvidados corriendo (y pagando) en la herramienta vieja.
- Prioriza por valor y por coste. Migra primero lo que más cuesta (los flujos de alto volumen que disparan la factura) y lo más crítico. Los flujos pequeños y baratos pueden esperar o quedarse donde están.
- Reconstruye flujo por flujo en la herramienta destino. No intentes copiar; reconstruye entendiendo qué hace cada uno. A menudo descubres que un flujo se puede mejorar al rehacerlo, porque la herramienta nueva permite cosas que la vieja no.
- Prueba en paralelo. Deja el flujo viejo corriendo y monta el nuevo apagado o en modo prueba. Compara que ambos producen el mismo resultado con datos reales durante unos días.
- Apaga el viejo solo cuando el nuevo lleve días sin fallar. Y verifica que de verdad lo apagas (un flujo zombie consumiendo tareas en Zapier es dinero tirado).
- Documenta y monitoriza el nuevo. Que quede claro qué hace cada flujo y que salte un aviso si deja de funcionar. La automatización silenciosa que falla sin avisar es la peor de todas.
¿Cuánto se tarda? Una empresa con 10-20 automatizaciones suele migrar en días de trabajo efectivo, no meses. La parte lenta no es montar los flujos sino entenderlos bien y probarlos sin prisa. Saltarse la prueba en paralelo es el error que convierte una migración en un incendio.
Las primeras automatizaciones que merecen la pena por sector
La mejor forma de elegir herramienta es saber qué vas a montar primero. Estas son las automatizaciones de mayor retorno que vemos funcionar en pymes de Canarias, con la herramienta que suele encajar en cada caso. No son ideas de catálogo: son las que más tiempo ahorran de verdad.
Reformas y construcción
El cuello de botella habitual es la gestión de presupuestos y leads. Un formulario de "pídeme presupuesto" en la web que crea automáticamente el contacto en el CRM, manda un email de acuse al cliente, avisa por WhatsApp al jefe de obra y registra la solicitud en una hoja de seguimiento elimina el día a día de copiar datos a mano y, sobre todo, evita que un lead se pierda por no contestarlo a tiempo. Con volumen bajo, Make resuelve esto de sobra. Si encima quieres que la IA clasifique la urgencia del lead y redacte un primer borrador de respuesta según el tipo de obra, n8n con sus nodos de IA es la opción.
Un segundo flujo de oro en reformas: cuando se cierra un trabajo, generar automáticamente la factura, enviarla al cliente, registrar el cobro pendiente y recordarlo si no se paga en el plazo. El recobro silencioso —facturas que se quedan sin cobrar porque nadie las persigue— es dinero real perdido, y un flujo de recordatorios automáticos lo recupera sin que nadie tenga que estar encima.
Despachos profesionales (abogados, asesorías)
Aquí manda la privacidad del dato, así que la decisión se inclina hacia n8n autoalojado en cuanto se manejan datos de clientes. La automatización de mayor valor es la gestión de la entrada de casos: un cliente rellena un formulario o manda un email, la IA extrae los datos clave (tipo de asunto, urgencia, documentación aportada), crea el expediente, asigna al profesional adecuado según la materia y genera un acuse con los próximos pasos. Lo repetitivo de la admisión se va, y el profesional dedica su tiempo a lo que cobra.
Para despachos, además, el recordatorio automático de plazos y vencimientos es crítico: un flujo que avise con antelación de un vencimiento de plazo procesal o de una renovación evita errores que en este sector se pagan caros. Como son datos sensibles, que todo corra en infraestructura propia con n8n da la tranquilidad que el RGPD exige.
Clínicas y salud
Datos sensibles de nuevo, así que mismo principio: control del dato por encima de todo. La automatización estrella es la gestión de citas: recordatorios automáticos por SMS o WhatsApp el día antes (reducen las ausencias, que son pérdida directa de ingresos), confirmaciones, y reprogramación sin que nadie tenga que llamar. Un segundo flujo útil: cuando un paciente nuevo pide cita, recopilar la información previa necesaria con un formulario y dejarla en la ficha antes de que llegue, ahorrando tiempo en consulta.
En salud, el dato es especialmente delicado, por lo que la recomendación es clara: n8n autoalojado o, como mínimo, SaaS con servidores en la UE y configuración estricta de accesos. Nunca enviar datos clínicos a servicios de IA que entrenen con ellos.
Restauración y comercio local
El volumen suele ser bajo y el perfil técnico también, así que Make (o incluso Zapier para lo más simple) encaja bien. Automatizaciones de retorno rápido: las reservas que entran por la web se vuelcan solas a la agenda y avisan al local; las reseñas nuevas en Google disparan un aviso para responderlas a tiempo (responder reseñas rápido es señal de negocio activo); el inventario bajo de un producto dispara un recordatorio de pedido. Nada de esto necesita gran sofisticación, y el ahorro de tener al equipo pendiente del salón en vez de del ordenador es inmediato.
Seguros y servicios recurrentes
El negocio recurrente vive de las renovaciones, y ese es justo el flujo a automatizar: avisar con antelación de cada renovación, preparar la documentación, recordar al cliente y al agente. Una renovación perdida por despiste es un cliente perdido. Make aguanta bien este tipo de flujos con condiciones (renovar según fecha, según producto, según estado del cliente), y si se quiere añadir IA para personalizar la comunicación de renovación, se sube el escalón a n8n.
| Sector | Primer flujo de mayor retorno | Herramienta que suele encajar |
|---|---|---|
| Reformas | Captación de leads + presupuestos | Make (n8n si IA clasifica) |
| Despachos | Admisión de casos + plazos | n8n autoalojado (dato sensible) |
| Clínicas | Recordatorios de cita + altas | n8n autoalojado / SaaS UE |
| Restauración | Reservas + reseñas + stock | Make / Zapier |
| Seguros | Renovaciones + documentación | Make (n8n si personaliza con IA) |
El patrón se repite: empieza por el flujo que más tiempo te roba o más dinero te hace perder por despiste, no por el más vistoso. Una sola automatización bien elegida suele justificar la inversión entera.
Cómo calcular si te sale a cuenta (sin hojas de cálculo imposibles)
Saber si una automatización merece la pena es más fácil de lo que parece. No necesitas un análisis financiero; necesitas tres números honestos.
Primero, el tiempo que te quita la tarea hoy. Cuántas veces al mes se hace y cuántos minutos lleva cada vez. Una tarea de 15 minutos que se repite 60 veces al mes son 15 horas mensuales. Multiplica esas horas por lo que cuesta la hora de quien la hace y tienes el coste actual de hacerlo a mano.
Segundo, el coste de automatizarla. El montaje (una vez) más el coste mensual de la herramienta. Si el montaje son, pongamos, unas horas de trabajo y la herramienta 15-30 €/mes, tienes el coste de la automatización.
Tercero, el coste de NO automatizar más allá del tiempo: los errores. Un dato copiado mal, un lead sin contestar, una factura sin cobrar, una cita perdida. Esto es más difícil de cuantificar pero suele ser donde está el mayor retorno, porque un solo lead recuperado al mes puede pagar la automatización entera.
La cuenta sale a favor de automatizar casi siempre que la tarea sea repetitiva y frecuente. El umbral mental sencillo: si una tarea se repite muchas veces, sigue siempre los mismos pasos y un error en ella cuesta dinero, es candidata clara. Si es esporádica, cambia cada vez o requiere juicio humano en cada paso, probablemente no merezca la pena automatizarla (todavía).
Donde la gente se equivoca al calcular: mira solo el coste de la herramienta y olvida el valor del tiempo liberado y de los errores evitados. Una herramienta de 30 €/mes que ahorra 15 horas mensuales de trabajo y recupera un lead perdido no es un gasto de 30 €; es una de las mejores inversiones por euro que vas a encontrar.
Errores que vemos repetir (y que cuestan dinero)
Después de montar automatizaciones para empresas de todos los tamaños, estos son los tropiezos que más se repiten. Evítalos y te ahorras la mitad de los problemas.
Elegir la herramienta antes de definir el flujo. El orden correcto es: primero decides QUÉ quieres automatizar y con qué lógica, y luego eliges la herramienta que mejor lo hace. Al revés, acabas forzando tu proceso para que quepa en la herramienta que ya contrataste.
Quedarse en Zapier por inercia cuando el volumen ya pide Make o n8n. Mucha empresa paga tres y cuatro veces lo que debería porque empezó en Zapier y nunca revisó la factura. Si tu gasto en automatización sube cada mes, es señal de migrar.
Autoalojar n8n a medias. Instalarlo y no mantenerlo (sin copias, sin actualizaciones, sin monitorización) es una bomba de relojería. Un servidor sin respaldo que se cae se lleva por delante todas tus automatizaciones. Si autoalojas, hazlo bien o contrátalo.
Montar flujos críticos sin avisos de fallo. La automatización más peligrosa es la que falla en silencio. Si el flujo que genera tus facturas o capta tus leads deja de funcionar y nadie se entera, descubres el problema cuando ya ha hecho daño. Todo flujo crítico necesita un aviso que salte si algo va mal.
Meter datos sensibles en servicios de IA que entrenan con ellos. Al integrar IA en los flujos, asegúrate de que el proveedor del modelo no usa tus datos para entrenar. Es la diferencia entre una automatización profesional y una filtración esperando a ocurrir.
No documentar nada. El flujo que montaste hace seis meses y que solo tú entiendes es un riesgo. Cuando algo falle —y algo fallará— alguien tiene que poder entender qué hacía para arreglarlo. La documentación no es burocracia; es seguro de continuidad.
Cómo lo enfocamos en YAG para empresas de Canarias
Nuestro enfoque con clientes de Tenerife y el resto de Canarias es deliberadamente poco dogmático: no empujamos una herramienta concreta, elegimos la que encaja con el caso. Para la mayoría de pymes que arrancan, Make resuelve casi todo con un coste razonable y una curva asumible. Cuando el volumen crece, los datos son sensibles o la IA se vuelve el centro de la automatización, montamos n8n autoalojado en infraestructura propia, con copias, monitorización y avisos de fallo, para que el cliente tenga el control y el coste a raya sin cargar con la administración del servidor.
Lo que no hacemos es vender una automatización y desaparecer. Un flujo crítico del que depende tu operativa necesita estar documentado, monitorizado y mantenido. Si quieres ver el alcance completo de lo que se puede automatizar en una empresa y por dónde empezar según tu sector, lo desarrollamos en nuestra guía completa de automatización con IA para empresas en Tenerife. Y si lo tuyo es entender primero qué puede hacer la IA por tu negocio antes de entrar en herramientas concretas, empieza por la visión general en inteligencia artificial para pymes en Tenerife.
La automatización bien hecha es de las inversiones con retorno más claro que puede hacer una pyme: tiempo de tu equipo liberado, errores eliminados y procesos que funcionan a cualquier hora. La clave no está en elegir la herramienta de moda, sino la que encaja con tu volumen, tu presupuesto, tu necesidad de control del dato y tu perfil técnico. Esta guía es el mapa; el siguiente paso es decidir qué proceso concreto de tu negocio te está costando más tiempo y empezar por ahí.
Conclusión operativa: tu decisión en tres preguntas
Si has llegado hasta aquí y aún dudas, redúcelo a tres preguntas y tendrás tu respuesta:
- ¿Tienes volumen alto o datos sensibles, y perfil técnico (o presupuesto para contratarlo)? Si sí, n8n autoalojado. Te dará el menor coste a escala y el máximo control.
- ¿Quieres flujos potentes a buen precio sin complicarte con servidores? Make. Es el punto dulce para la mayoría de pymes.
- ¿Tu caso es muy simple, valoras la máxima sencillez y el coste no te preocupa? Zapier. Tendrás tu automatización funcionando hoy.
Y si la respuesta sincera es "no lo tengo claro", el orden recomendado para una pyme de Canarias que empieza es: valida con Make, y migra a n8n cuando el volumen o la privacidad lo pidan. Empezar simple y crecer con criterio siempre gana a elegir la herramienta más potente sin saber aún qué vas a automatizar.